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档案管理的发展趋势分析——档案管理的信息化

 

档案管理的发展趋势分析——档案管理的信息化

夏璐

中国瑞林工程技术有限公司

摘要:现阶段,随着互联网以及电子计算机的高度普及,信息化的时代已经到来。信息技术在各行各业的广泛应用,在极大程度上改变了人们的生活方式以及生活观念。信息技术在档案管理工作之中的应用,为档案管理的信息化发展提供了切实的发展优势。文章主要基于档案管理的信息化,研究其发展趋势。

关键词:档案管理;信息技术;信息化

引言:随着大数据时代的到来,档案管理工作面临着更多的管理内容,承受着更大的管理压力。而信息技术在档案管理工作中的应用,有效的实现了档案管理效率以及质量层面的切实优化。在这一实际发展环境之下,档案管理已经开始了管理职能以及管理方式的转变,其信息化发展的趋势已经明显的体现了出来。

1档案管理信息化的发展现状

所谓档案管理的信息化,就是在进行档案管理工作的过程中,将现代化的信息技术有机的融入其中。以此实现对档案信息的存储、处理、配置、应用。并落实基于现代互联网条件下的信息共享。现阶段,档案管理的信息化,已经引起了各行各业的关注,并成为了档案管理工作的一个发展重点。就现阶段的发展情况来说,其既表现出了一定的重要意义,也存在一些局限性因素,但总体上是呈现一个不断前进的发展趋势。

1.1重要意义

现阶段,随着互联网技术的高度发展,基于现代互联网条件下的信息数量以及信息种类都在呈现一个越来越多的发展趋势。在如此的社会实际之下,档案管理工作者面临着巨大的工作压力[1]。对此,信息技术在档案管理工作之中的应用就体现出了非常突出的重要性以及必要性。一方面,这是在信息化时代环境下档案管理工作实现现代化发展的客观需要,另一方面,是现阶段标准越来越高的档案管理工作的必然需求。现阶段,信息技术已经深入的渗透到了人们的日常生活以及工作的方方面面,各种类型的以信息技术为主题的活动也在不断开展。在如此的时代环境之下,档案管理工作必须要实现与现实环境的有机接轨。因此,信息技术与档案管理的融合,就显得尤为必要。同时,随着现代社会信息数量的越来越丰富,传统的人工操作的管理方法普遍存在的主观能动性的缺陷已经突出的体现了出来。对此,为了更好的保证档案管理的准确性、全面性、时效性,必然要推进其信息化发展。

1.2局限性

首先,存在一定的网络安全隐患。现阶段,互联网技术高度发展,网络上的风险内容也呈现出了越来越隐蔽的发展趋势。黑客攻击、木马病毒、账号盗用等等,都会导致档案信息的遗失或者破坏。而现阶段针对互联网的法律体系还不健全,一些非法者会通过互联网技术手段,侵入他人的档案管理系统,对相关企业以及机构造成重大损失。其次,档案管理的信息化,需要相关管理人员具有一定的计算机操作技术以网络安全意识,但是,现阶段的管理人员受传统管理观念的限制,在计算机操作方面存在极大的问题,导致档案管理的信息化水平有限。此外,现阶段基于现代互联网技术的档案管理监督机制还不健全,这就给一些思想道德水平不高的管理人员提供了能动性的机会,进而导致了非常严重的经济损失以及社会损失。

2档案管理的趋势分析

现阶段,信息化已经成为了各行各业实现现代化发展的重要手段以及实践措施。档案管理工作,与社会的政治、经济、文化、科技等方面都具有非常突出的实际影响。从近几年的发展形势上进行分析,档案管理的信息化进程已经基本明确,管理体系也不断趋于完善,并实现了优异的实践效果。下面,就以信息化为主要研究内容,对档案管理的信息化发展趋势进行论述。

2.1网路安全管理机制不断健全

从某种程度上进行分析,档案管理工作是一个社会性的问题,一旦其出现安全问题或引发安全风险,将会造成严重的社会损失[2]。因此,其管理的安全性必须要得到足够的重视。在信息化的发展实际环境之下,安全管理必须要基于现代互联网技术的基础之上,其根本目的就是落实档案信息安全性,防止信息遭到泄露或破坏。对此,必须要对计算机的安全防护系统进行升级以及强化,避免外部力量对信息系统的侵入。例如:通过虚拟网络技术,能够有机的构建安全防火墙,对非用户IP进行防御,避免其侵入到档案管理系统之中。

2.2档案管理人员的素质不断强化

现阶段,随着档案管理信息化进程的不断加快,档案管理人员在信息技术方面的不足也突出的体现了出来,因此,可以预见在未来一段时间之内,对档案管理人员的信息技术培训,必然会成为档案管理信息化发展的一个重点内容。一方面,各企业或单位应该构建起健全的培训制度,定期对档案管理人员开展培训活动,以此切实提高其管理素质,推进档案管理的信息化进程。另一方面,具备良好信息技术的综合性档案管理人才,将会成为各企业以及单位的重点引进对象,以此实现档案管理人资结构的切实优化。此外。随着信息技术在档案管理之中的应用,档案管理人员的管理职能以及管理责任必然会发生变化,其将会对社会政治、经济、文化、科技等各方面的发展提供更加重要的力量。如表1所示,这是某单位近几年来的档案管理人资结构,从中可以明显的发现,信息化人才在其中所占的比例已经呈现出了越来越高的发展趋势。

1 某单位档案管理人员信息技术水平结构变化表

信息技术水平

2012

2103

2014

2015

2016

高水平

3

6

10

13

16

中水平

6

8

5

4

3

低水平

10

6

3

1

0

2.3管理制度不断完善

随着现代档案管理信息化发展趋势的不断明确,传统的档案管理制度已经难以适应新的管理方式以及管理环境,对此,未来一段时间之内,各企业以及单位的档案管理制度必然会发生变化。首先,基于网络的档案管理监督机制必须要建立,以此对管理人员的管理积极性以及管理责任感进行激发。其次,网络安全管理机制需要明确,以此对互联网的内部安全管理进行补充,进而切实保证档案管理的安全性。此外,管理人员的管理职能会发生扩张,其管理价值以及参考价值更加突出。

结束语:综上所述,随着信息技术在社会生活方方面面的深入落实,信息化的时代已经到来。在如此的社会环境之下,档案管理的信息化已经成为了一种必然的发展趋势。

参考文献

[1]倪丽娟,尹航.基于公共管理的档案管理实践范式研究——以社会变迁为视角[J].档案学通讯,2016(04):33-35.

[2]杨秉光,陈慧.电力行业档案管理工作测评体系的构建研究——江苏电力公司档案管理工作测评体系的探索[J].档案学通讯,2015(02):88-91.

作者简介:夏璐,女1986.11.28,江西南昌,本科,

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